Datenbank-Einstellungen
Hier werden die grundsätzlichen Einstellungen der Datenbank gesteuert. Vor dem erstmaligen Datenimport muss dieses Menü vollständig bearbeitet werden.
Berichtsschema
Das Berichtsschema ist die wichtigste Einstellung bei DESTOreport. Es bestimmt die Struktur und die Darstellung der Daten in DESTOreport.
Im Default ist hier ist das bei der Anlage der Datenbank hinterlegte Berichtsschema als Liste dargestellt. Die Liste besteht aus Positionen mit den folgenden Werten:
- Positions-Nummer
- Positions-Name
- Positions-Langbezeichnung
Es sind aktuell folgende Vorlagen für das Berichstschema verfügbar:
- HGB Lang
- HGB Kurz
- IFRS Deutsch
- IRFS Englisch
- KARBV (Kapitalanlage-Rechnungslegungs- und -Bewertungsverordnung)
Schauen Sie dazu in unserem Vorlagen-Center.
Positionsnummer
Die Gliederung erfolgt über die Positions-Nummer. Die Positionsnummer muss – entsprechend der Bereiche der Bilanz – mit den folgenden Anfangsbuchstaben beginnen:
- A (steht für Aktiva)
- L (steht für Passiva)
- P (steht für Gewinn- und Verlustrechnung)
- S (steht für Statistik)
Nach der Positionsnummer muss eine Kette von Zahlen bzw. Ziffern eingegeben werden. Leerzeichen sind nicht zugelassen. Die Länge ist auf 10 Zeichen beschränkt. Die Positionsnummer muss eindeutig sein und kann nur einmalig vergeben werden.
Baumstruktur und Summenbildung
Um eine Baumstruktur zu bilden, können Knotenpunkte bzw. Summen gebildet werden, in dem die Positionsnummer der Position um eine Ziffer erweitert wird.
Damit sind auf der ersten Positionsebene folgenden Summen darstellbar:
Anlagevermögen (A1)
+Umlaufvermögen (A2)
+Bankguthaben (A3)
=Aktiva
Damit sind auf der zweiten Positionsebene folgende Summen darstellbar:
Immaterielle Vermögensgegenstände (A11)
+Sachanlagen (A12)
+Finanzanlagen (A13)
=Anlagevermögen (A1)
Kontenrahmen
Ein Kontenrahmen wird verwendet, um die Buchungskonten den Berichtspositionen zuzuordnen.
Anlage eines Kontenrahmens
Im ersten Schritt wird der Kontenrahmen angelegt. Er wird über eine ID definiert, die aus Ziffern und Buchstaben und Zeichen bestehen kann (ABC123+-_). Sie darf keine Leerzeichen enthalten und solle nicht länger als 10 Zeichen sein. Zusätzlich ist ein Name zu erfassen.
Anlage von Konten
Im zweiten Schritt werden die Konten des Kontenrahmens angelegt.
Die Konten bestehen aus folgenden Daten:
- Kontonummer
- Konto-Name
- Position im Berichtsschema
Alternativ kann ein Kontenrahmen aus einer CSV-Tabelle importiert werden.
Zuletzt ist es möglich, beim Buchungsimport fehlende Konten im Kontenrahmen aus der Erfassungsmaske heraus direkt anzulegen.
Berichtsjahre
Berichtsjahre bilden die zeitliche Datendimension ab. Sie werden fortlaufend und unbegrenzt angelegt und können über die Bezeichnung frei definiert werden. Dadurch ist eine Abbildung von Rumpfgeschäftsjahren möglich.
Die Reihenfolge der Berichtsjahre kann nicht verändert werden. Daher ist auf eine chronologische Anlage der Berichtsjahre zu achten, um das Prinzip der Bilanzkontinuität nicht zu verletzen.
Es empfiehlt sich, für das erste Berichtsjahr ein Jahr zu wählen, das mindestens ein Jahr vor dem ersten Reporting-Jahr liegt. Dadurch ist die Möglichkeit des Imports von Vorjahreswerten gegeben. Es können nachträglich keine Vorjahre mehr angelegt werden.
Nach der Anlage des Berichtsjahres kann die Bezeichnung der Monate angelegt werden.
2.4 Unit
Die Units können ist eine Reporting-Einheit in einer Datenbank. Das können z.B. Gesellschaften einer Unternehmensgruppe sein, aber auch Kostenstellen eines einzelnen Unternehmens. Jede Datenbank kann beliebig viele Units enthalten.
Units
Eine Unit ist eine Einheit, für die Daten erfasst werden. Das können zB Gesellschaften einer Unternehmensgruppe sein, aber auch Kostenstellen eines einzelnen Unternehmens.
Units werden in der Software unterschieden nach
- Entity Units
- Consolidation Units
Entity Unit
Eine Entity Unit ist eine tatsächlich bestehende Einheit, z.B. eine Mutter- oder Tochtergesellschaft in einer Unternehmensgruppe, oder eine Kostenstelle in einem Unternehmen. Aber auch für Anpassungen oder für Planungsdaten können Entity Units angelegt werden.
Consolidation Unit
Eine Consolidation Unit wird nur für Konsolidierungs-Zwecke erstellt und wird in der Konsolidierungs-Ansicht gesondert dargestellt.
Datenebenen
Eine Unit wird immer eindeutig einer Datenebene zugeordnet. Die Standard-Datenebene ist immer die Ist-Datenebene. Dort werden alle Buchhaltungsdaten von Units importiert.
In den Plan-Ebenen können auch Planungsdaten in DESTOreport eingespielt werden und über Controlling-Pairs mit Ist-Daten verglichen werden. Für jede Ist-Unit muss dann eine korrespondierende Plan-Unit angelegt werden.
Es gibt fünf verschiedene Planebenen, damit z.B. verschiedene Szenarien abgebildet werden können oder Planänderungen erfasst werden können.
Gruppen
Eine Gruppe ist eine Liste von Units, die jahresbezogen zusammengefasst werden können.
Gruppenübersicht
Eine Gruppenübersicht stellt mehrere Gruppen nebeneinander dar. Wenn Sie eine Summe über die Gruppen darstellen wollen, definieren Sie dazu eine eigene Gruppe ("Summen-Gruppe"). Wenn Sie diese als letztes einfügen, erhalten Sie die gewünschte Darstellung der Summe.
Controlling Pair
Ein Controlling Pair vergleicht zwei Units, in dem eine Differenz zwischen den beiden Units gerechnet wird. Es kann für Controlling-Zwecke verwendet werden, wenn zB Ist-Daten mit Planungsdaten verglichen werden sollen.
Dazu legen Sie neben der Ist-Unit einfach eine Plan-Unit an, die zB der Planebene 1 zugeordnet wird.
Alternativ können auch Ist-Gruppen und Plan-Gruppen angelegt und verglichen werden.
Glossar