Konzept
1. Instanzen
Die Software ist in Instanzen unterteilt.
Jede Instanz erhält eine eindeutige, 8-Stellige Nummer, die auch beim Login benötigt wird:
Beispiel: 1234-1234
Die Instanz wird von einem Administrator in einem Admin-Bereich verwaltet. Der Administrator kann User einladen, Datenbanken anlegen und Benutzerrechte vergeben.
2. Datenbank
Jedes Reporting einer Unternehmensgruppe bzw. eines Konzerns erfolgt innerhalb einer Instanz in einer getrennten, unabhängigen Datenbank.
Die Datenbank erhält eine eindeutige, 12-Steillge Nummer, die in der Datenbank-Liste der Instanz angezeigt wird.
1234-1234-1234
Jede Instanz kann daher mehrere Datenbanken enthalten.
Der Administrator der Instanz kann User einladen und vergibt die Benutzerrechte. Jede Datenbank verfügt über ein einheitliches Berichtsschema, nach dem die Reports erstellt werden.
3. Berichtsschema
Das Berichtsschema ist die grundlegende Daten- und Berichtsstruktur einer Datenbank.
Es gliedert sich in folgende Bereiche:
- (A) Aktiva
- (L) Passiva
- (P) Gewinn- und Verlustrechnung
- (S) Statistik
Die Buchstaben leiten sich aus dem Englischen Begriffen „Assets“, „Liabilities“, Profit & Loss“ ab.
Das Berichtsschema wird manuell angelegt oder aus Vorlagen importert. Es stehen Vorlagen für die folgenden Schemata zur Verfügung:
- HGB Lang
- HGB Kurz
- IFRS Deutsch
- IRFS Englisch
- KARBV (Kapitalanlage-Rechnungslegungs- und -Bewertungsverordnung)
- RechKredV (Verordnung über die Rechnungslegung der Kreditinstitute, Finanzdienstleistungsinstitute und Wertpapierinstitute)
Das Berichtsschema baut sich über aufsteigend nummerierte "Knotenpunkte" auf, die sich automatisch sortieren. Es kann jederzeit durch Löschen und Hinzufügen von Knotenpunkten individualisiert werden.
Beispiel:
A = Aktiva
A1 = Anlagevermögen
A11 = Immaterielle Vermögensgegenstände
A111 = Selbst geschaffene gewerbliche Schutzrechte
4. Kontenrahmen
Die Bewegungsdaten werden über Konten aus einer Buchhaltungssoftware identifiziert. Die Zuordnung des Kontos zu den Knotenpunkten des Berichtsschemas erfolgt über einen Kontenrahmen. Eine Datenbank muss daher mindestens einen Kontenrahmen enthalten.
Um Units mit verschiedenen Kontenrahmen zu konsolidieren, können natürlich auch mehrere Kontenrahmen angelegt werden.
5. Units
Eine Unit ist eine Reporting-Einheit in einer Datenbank. Das können z.B. Gesellschaften einer Unternehmensgruppe sein, aber auch Kostenstellen eines einzelnen Unternehmens. Jede Datenbank kann beliebig viele Units enthalten.
Units können beliebig zu Groups zusammengefasst werden.
Jeder Unit wird ein Kontenrahmen zugeordnet. Die Bewegungsdaten der Unit werden auf Buchungskonten erfasst, die über den Kontenrahmen dem Berichtsschema zugeordnet werden.
6. Groups
Eine Group ist eine Zusammenstellung von Units. Jede Datenbank kann mehrere Groups enthalten. Jede Unit kann mehrfach zugeordnet werden. So können getrennte Groups z.B. für ein monatliches Management-Reporting oder für den Vollkonsolidierungskreis eines Konzernabschlusses definiert werden.
Die Zuordnung der Units zu den Groups erfolgt getrennt nach Geschäftsjahren, so dass Units auch erst- oder entkonsolidiert werden können.
7. Datenimport
Grundlage des Datenimports sind immer Buchhaltungsdaten einer Unit.
Identifikationsmerkmal ist dabei die Kontonummer, die über den hinterlegten Kontenrahmen dem Berichtsschema zugeordnet wird.
Der Datenimport erfolgt daher über eine standardisierte CSV-Import-Datei, die als Template zur Verfügung gestellt wird. Dazu werden die Bewegungsdaten aus der Buchhaltungssoftware in die CSV-Datei kopiert. Die Daten können aggregiert auf Basis von Summen- und Saldenlisten, aber auch als Einzelbuchungen des Journals generiert werden.
Die vorbereitete CSV-Import-Datei wird lokal auf dem Desktop oder in einem anderen Windows-Verzeichnis des Users gespeichert.
Aus diesem Speicherort wird die CSV--Import Datei in DESTOreport über das verschlüsselte HTTPS Protokoll auf den Server der Softare geladen. Dort werden die Daten in die Datenbank geschrieben.
Die CSV-Datei wird nach dem Auslesen direkt gelöscht.
Glossar
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